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<p>Como cofundador de una plataforma que conecta el talento global con equipos ocupados y emprendedores, dedico mucho tiempo a abogar por que los líderes empresariales deleguen tareas a sus asistentes. Irónicamente, hasta hace unos meses, ¡no tenía a quién delegar tareas! Entonces, cuando tuve la oportunidad de contratar a uno de nuestros asistentes ejecutivos, inmediatamente aproveché la oportunidad.
Trabajar con Naomi, mi asistente, es una experiencia enriquecedora. Por un lado, tengo otra perspectiva de nuestro negocio: la de un cliente. Pero lo que es más importante, tener a Naomi cerca me ayudó a aprovechar mi tiempo y ser increíblemente productivo.
¡Aquí están las cosas que aprendí sobre cómo los empresarios pueden aprovechar al máximo tener un asistente ejecutivo!
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Proporcione el mayor contexto posible
Cuanta más información general tenga su asistente, mejores serán las soluciones que pueda proporcionar. Dado que hay pocos protocolos establecidos, hay mucho espacio para la flexibilidad en el logro de los objetivos, y un asistente bien orientado sabrá cómo usar esto para su beneficio. La creación de nuevos procesos para hacerles la vida más fácil, en última instancia, hace que el negocio sea más eficiente.
Crear una base sólida para su asistente significa brindarle una forma de profundizar en los procesos internos y comprender cómo funciona el negocio. Es cierto que esto requiere mucha confianza, por lo que debe examinar cuidadosamente a sus asistentes de antemano. De lo contrario, puede optar por una solución de dotación de personal o un servicio administrado que lo haga por usted.
Cuando encuentre al asistente adecuado, intente incluirlo en tantas discusiones de alto nivel como sea posible. Ser parte de estas reuniones brinda orientación de primera mano sobre cómo trabaja en su función y navega por el negocio. Verse a sí mismo en acción y estar expuesto a sus procesos de pensamiento, especialmente con otros miembros del equipo central o ejecutivos de C-suite, alinea a su asistente con la forma en que se comporta como líder.
Por ejemplo, una de las primeras cosas que hizo mi asistente para ayudarme a ser más eficiente en el trabajo fue encontrar una nueva herramienta de administración de tareas. Ya tenía un sistema sólido implementado, por lo que necesitaba una nueva herramienta que me brindara beneficios significativos y una mayor productividad para poder hacer el cambio. Como conoce mi estilo de trabajo y mis preferencias, encontró uno que se adapta a mí.
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Embárquese gradualmente con la independencia en mente
Durante la primera y la segunda semana, Naomi y yo nos enfocamos en presentaciones de personas y equipos, así como en procesos y flujos de trabajo. La incluí en la mayoría de mis reuniones, donde estuvo expuesta a discusiones de alto nivel. En lugar de darle un documento que resuma cómo funciona el negocio, estuvo inmersa en el entorno desde el principio.
Naomi prestó atención a las llamadas, los mensajes del canal e incluso la correspondencia pública donde se suponía que no debía contribuir. Este acceso le permitió investigar tareas y hacer sugerencias sobre formas de mejorar mi flujo de trabajo y hacer las cosas más eficientes.
Le gustaría mantener el proceso de incorporación a un ritmo moderado. Esto puede parecer contrario a la intuición: las empresas emergentes generalmente son entornos de ritmo rápido. Pero ayudar a su asistente a adaptarse gradualmente le permitirá adaptarse completamente a su rol. Cuando su asistente comprenda cómo encajan en su flujo de trabajo y en la organización en su conjunto, podrá ofrecerle mejores sugerencias.
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Establecer plazos e hitos es fundamental
Siempre hay algo que hacer cuando estás en una startup: un proyecto que necesita una recalibración u otro que requiere aportes de varias partes interesadas. Pero a pesar de este flujo constante de cosas que hacer -o tal vez porque de ello- establecer plazos es imprescindible. Debe haber una fecha de inicio y finalización para todo, desde la incorporación de su asistente hasta los proyectos que le asignará.
Establecer límites de tiempo para su asistente les permite construir un sistema más cohesivo en el que pueden construir cuando aumenta el volumen de su uso. Al final de la tercera semana de Naomi en la empresa, tenía un sistema que le permitía asumir tareas más importantes.
Uno de los mayores proyectos de Naomi hasta la fecha ha sido la creación de una nueva base de datos de gestión de recursos empresariales con la que interactuarán nuestros equipos. Fue toda una hazaña, considerando que todavía era nueva en el negocio.
Reflexionando sobre su experiencia, Naomi me dijo que el aumento de la responsabilidad era desconcertante al principio, pero lo vio como un desafío para crecer personal y profesionalmente. Por supuesto, siempre estuve disponible para brindar comentarios y abordar inquietudes durante el proyecto, pero la dejé completar la tarea por su cuenta.
Confiarle a su asistente tareas que van más allá del monitoreo o los exámenes de rutina lo llevará a un mejor impulso. Su asistente se sentirá capacitado para trabajar en proyectos importantes mientras usted tiene un segundo par de ojos y manos en tareas importantes que de otro modo podrían retrasarse o realizarse con menos atención, lo que sería ideal.
Es por eso que decidir los hitos también debe ser parte de tu rutina, además de establecer fechas límite. No solo asigne el trabajo a su asistente, sino que establezca una fecha límite basada en una evaluación alcanzable de lo que se necesita para completar la tarea respectiva, que debe compartir con él. Su asistente deberá poder marcar el ritmo de su trabajo y necesitará marcadores o hitos para determinar cuáles deberían ser. Encuentra un equilibrio entre la orientación y la independencia.
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Busca compatibilidad
Finalmente, una de las mejores cosas que puede hacer para asegurarse de que su asistente se mantenga productivo es trabajar para lograr una colaboración genuina con ellos. La compatibilidad es importante en cualquier relación, y una buena pareja es solo el comienzo. Tener un estilo de trabajo similar y herramientas de comunicación preferidas es una ventaja.
La compatibilidad no es algo que sucede. Asegúrese de entrevistar a los candidatos de antemano o al menos revisar algunos perfiles. Y una vez que comience, recuerde ser paciente, comprensivo y cooperativo para adaptarse a la empinada curva de aprendizaje que sube su asistente. Cuando ambos hagan el trabajo, las recompensas serán abundantes.