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<p>Cada negocio requiere cierto nivel de gestión de proyectos, especialmente en nuestro mundo cada vez más remoto. Esta es la razón por la cual la gestión de proyectos se ha convertido en una profesión tan demandada en todos los sectores, desde la construcción hasta la atención médica y las TI.
Sospecho que los gerentes de proyecto en todas estas áreas enfrentan desafíos similares y podrían simpatizar entre sí sobre todo, desde la etiqueta del correo electrónico (cuándo CC y cuándo CCO) hasta mensajes de texto urgentes (cuándo responder a solicitudes de última hora) para tablas dinámicas en hojas de cálculo (cómo contar valores únicos).
Si puedo ser tan audaz, me gustaría argumentar que los gerentes de proyectos de agencias de marketing son los mejores en su clase y tienen habilidades que son tan versátiles como puedas imaginar debido a la amplia variedad de proyectos que somos responsables de administrar. En mi carrera, he ayudado a guiar todo, desde videos de demostración de productos animados hasta documentos técnicos de investigación e instalaciones de ferias comerciales interactivas en la línea de meta. Todos estos proyectos involucraron innumerables piezas móviles, muchas de las cuales tuvieron que girarse como un cubo de Rubik para ponerlas en orden y mantenerse dentro del presupuesto.
Muchos de los consejos y trucos que he aprendido a lo largo de los años se aplican a cualquier proyecto, incluido el proyecto de iniciar y administrar un negocio. Por eso, cuando consulto por marcas, grandes o pequeñas, uno de los valores agregados esenciales que pongo sobre la mesa es la organización conceptual y de procedimientos.
Entonces, con más tiempo, revisemos algunos de los mejores trucos de gestión de proyectos que mantendrán a sus clientes contentos y su operación funcionando sin problemas.
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Agilice la comunicación del proyecto
Siempre me sorprende la cantidad de empresas que gestionan sus comunicaciones digitales internas a través de correo electrónico y (peor aún) SMS. no es que yo no puede Analizo mi camino a través de un hilo de más de 100 publicaciones, pero cuando administro, siempre canalizo esas conversaciones a un sistema de gestión de proyectos al que pertenecen. Estas plataformas hacen que sea mucho más fácil encontrar debates relevantes: todavía separados en subprocesos de proyectos o tareas, sin buscar en su bandeja de entrada. Y si está compartiendo documentos de un lado a otro, los sistemas de administración de proyectos ayudan a garantizar que todo el equipo vea las últimas versiones.
Las plataformas de mensajería instantánea como Slack también pueden ayudar a reducir la sobrecarga de la bandeja de entrada, especialmente cuando surge algo urgente que necesita su atención inmediata. Y si alguien no está allí durante una conversación crítica en Slack, publique un resumen de la discusión y todas las acciones asociadas en su sistema de gestión de proyectos para que no se lo pierdan.
Mitigar la fluencia del alcance
«Justo cuando pensaba que estaba fuera, me trajeron adentro».
La desviación del alcance es la pesadilla no solo de los gerentes de proyectos de las agencias, sino también de los autónomos, emprendedores y propietarios de pequeñas empresas en todo el planeta. Justo cuando está a punto de poner fin a un proyecto y darlo por terminado, llega una solicitud de última hora «para algo pequeño» que lo obliga a agregar horas adicionales de trabajo para hacer un ajuste que podría haberse resuelto inicialmente.
Peor aún, estas solicitudes generalmente no se detienen en una sola, y una vez que acepta el primer cambio, se vuelve cada vez más difícil decir que no.
La desviación del alcance como en el ejemplo anterior es algo que los gerentes de proyectos de agencias ven repetidamente, y hemos desarrollado un libro de jugadas secreto (no se lo digas a nadie) para manejar estas solicitudes. La verdad es que, a veces, simplemente no puede simplemente «decir que no», aunque puede ser tentador, especialmente si es un cliente con el que continuará haciendo negocios en el futuro. Pero puede mejorar detallando el alcance de manera más efectiva por adelantado y (igualmente importante) documentando cualquier desviación durante la ejecución, incluso si no las está cobrando, de modo que sea más fácil ajustar el alcance del proyecto para la próxima ronda.
Identificar y gestionar las partes interesadas
El hecho de no identificar a las partes interesadas clave e incluirlas en los ciclos de retroalimentación es una de las principales causas de la desviación del alcance. Si está trabajando con un cliente, comience canalizando todo a través de un único punto de contacto que idealmente podrá consolidar todos los comentarios o solicitudes relevantes. A veces, usted es ese punto de contacto, en cuyo caso debe asegurarse de que todo su equipo esté a bordo cuando todavía hay tiempo para hacer cambios o cambiar de dirección.
De cualquier manera, querrás asegurarte de recibir retroalimentación y aprobación de todos los interesados en el proyecto, especialmente aquellos con suficiente autoridad para crear un cuello de botella en el futuro si no se les hace un bucle. Siempre hay un pez gordo que no podrá revisar su proyecto hasta el final, y tienen «ideas» sobre los cambios que les gustaría ver. La única manera de evitar demoras como esta en el nivel C-suite es identificar a los que toman las decisiones de peso por adelantado y asegurarse de permitirse la flexibilidad en su horario y recursos para acomodar sus sugerencias para el último minuto.
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Apaga los fuegos (y revisa el calor, para que no vuelvan a la vida)
La capacidad de resolver problemas sobre la marcha es el talento más extraordinario que puede tener un director de proyecto (o un emprendedor principiante), y es una de esas cosas que no se pueden enseñar. Stanford aún no ofrece un programa de maestría en administración de empresas que le enseñe cómo rastrear a un contador que de repente se fue a Costa Rica o cómo borrar miles de activos impresos para corregir un error tipográfico.
Si hay un secreto aquí, es (a) respirar hondo, porque el contratiempo al que se enfrenta probablemente no sea de vida o muerte, (b) desarrollar una red de colegas profesionales en los que pueda apoyarse en una emergencia y (c) asegurarse de que el problema al que se enfrenta se resuelva para que el problema no pase al siguiente director de proyecto.
Programe una revisión posterior a la acción
Ya sea que tenga éxito o no, cada proyecto debe ir seguido de un informe en el que documente el proceso, identifique y discuta los problemas y determine cómo implementar esas lecciones en proyectos futuros. No hace falta decirlo, pero todo su equipo aprenderá más de los errores que de los éxitos, así que vea estas reuniones como oportunidades de crecimiento. Culpar a la gente después de los hechos no es una señal de buen liderazgo.
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